Événements

Salles de lecture et usages de demain

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Mixer les usages en salle de lecture : quand le design s’en mêle

Par Marie VIARD, Archives municipales de Saint-Étienne et un designer de l’équipe de maîtrise d’œuvre

Dans le cadre du projet de nouvel équipement des archives métropolitaines (livraison 2022-2023), les archives municipales de Saint-Étienne sont engagées dans l’écriture du programme technique détaillé. Ce nouvel équipement accueillera également deux associations patrimoniales, la cinémathèque, le service scientifique des musées et un datalab. De nombreux espaces seront ainsi mutualisés (espace d’exposition, accueil pédagogique, salle de projection, etc.). La salle de lecture apparaît alors comme un enjeu central car rassemblant de nombreuses interrogations : quel niveau de mutualisation avec les autres équipements, quelle médiation aujourd’hui et demain, tiers lieu de médiation de la donnée avec le datalab ? Nous devons ainsi imaginer la salle de lecture, telle quelle pourrait être dans 10 ans, 20 ou 30 ans, dont l’objet et les usages sont en partie à réinventer, entre papier et numérique.

Saint-Etienne, ville Unesco design, dispose d’un design manager en interne et bénéficie de la présence de la Cité du design (dont une l’Ecole d’art et design). A ce titre, la démarche design est inscrite dans les processus interne de la Ville et de la Métropole. L’équipe de maîtrise d’œuvre retenue pour ce nouvel équipement bénéficie d’une compétence design dont une partie des missions sera d’apporter une réflexion sur les usages futurs de la salle de lecture, dans sa conception, son organisation et son ergonomie. L’intervention se décomposera en deux parties. En présence du designer, elle présentera dans un premier temps les enjeux et réflexions menées par les archives municipales et le designer. Un second temps sera l’occasion d’une première restitution de l’atelier salle de lecture et usages de demain proposé le 3 avril à 14h30 et animé par les archives municipales et le designer.

Une restitution publique de ces réflexions est envisagée lors de la Biennale du design 2019.

 

Pré-session de préparation le mercredi 3 avril de 14h30 à 15h30 en salons Le Corbusier 3-4 :

En prévision de la séance du 5 avril consacrée aux nouveaux usages de la salle de lecture, les archives municipales de Saint-Étienne proposent une pré-session de réflexions, sous forme d’atelier/séance de créativité. Avec l’aide du designer qui accompagnera le projet de futur bâtiment des archives municipales et métropolitaines, il s’agira d’imaginer ensemble à quoi ressemblera ou devrait ressembler la salle de lecture de demain tant en termes d’aménagement que d’organisation et de fonctionnalités. Devant le développement des salles de lecture virtuelles et des usages numériques, une fréquentation moindre des lecteurs physiques et parfois la nécessité de mutualiser des espaces, que restera-t-il de la salle de lecture que nous connaissons aujourd’hui ? Priorité à donner aux originaux, lieu de médiation à la donnée, tiers-lieu ? Quel sens et quelle âme donner à cet espace, lieu de rencontre entre les documents et le public ? Comment imaginer et permettre l’évolution et la modularité des usages ?

Venez partager vos réflexions et construire ensemble la salle de lecture du futur. Les premières pistes de réflexions qui émergeront de ces échanges seront présentées lors de la séance consacrée aux nouveaux usages de la salle de lecture, puis pourraient faire l’objet d’un article dans Archivistes !.

Principe : 15 personnes, sur inscription

La salle de lecture de demain : réflexions en cours aux AD 40

Par Marie BALAYER-BRASIER, Archives départementales des Landes

Suite à deux années de réorganisation du service la construction d’un PSCE s’imposait.
C’est dans le cadre des débats d’orientation, menés à la fois auprès des usagers et en interne, qu’un groupe a travaillé sur le sujet de la salle de lecture. L’état des lieux, dressé sur les cinq dernières années d’exercice, pose les constats suivants :
– en 5 ans, la salle de lecture a perdu 38% de son lectorat ;
– le nombre des communications par lecteur a quant à lui augmenté, passant de 14.93 documents par lecteur en 2012 à 20.53 en 2016 ;
– les recherches scientifiques ou administratives ont augmenté au regard des recherches généalogiques.
Les réflexions et discussions ont permis de dégager l’objectif suivant : faire évoluer le service au public en salle de lecture en :
– proposant des espaces de consultation inédits dans le service ;
– s’adaptant à l’évolution des usages et aux besoins des usagers ;
– renforçant le rôle de médiateur de l’archiviste.

Des propositions concrètes ont été formulées dont la mise en œuvre va être étudiée :
□ créer des espaces de consultation différenciés : salle de consultation classique, salle de recherches collectives, espace d’expériences numériques, salon de médiation autour de la valorisation des fonds ;
□ développer les usages numériques grâce à la mise en place d’un espace numérique dédié à des usages collaboratifs et innovants dans le service.
□ renouveler la médiation auprès des publics en salle de lecture. Cette ambition repose sur :
– la conception d’éléments signalétiques nouveaux ;
– des instruments de recherche mieux structurés et mieux conçus pour une utilisation par le public ;
– des agents formés à l’accompagnement individuel des lecteurs ;
– des agents « médiateurs » valorisant des fonds dans le cadre de moments dédiés.

La salle de lecture de demain, c’est peut-être réinventer un espace, des usages et faire évoluer la relation à l’usager.

L’utilisation des archives dans le cadre d’enquêtes journalistiques

Par Stéphanie TROUILLARD, Journaliste – France 24

Depuis plusieurs années, je me suis spécialisée dans l’histoire de la Première et de la Seconde Guerre mondiale. J’ai réalisé deux enquêtes sur le long cours pour mon livre sur mon grand-oncle résistant et pour mon webdocumentaire sur une jeune lycéenne déportée. Dans ce cadre, je me suis rendue dans de très nombreux centres d’archives nationaux, départementaux et locaux. L’idée de cette communication est de faire un retour d’expérience sur les difficultés et les facilités que j’ai rencontrées au cours de mes enquêtes pour avoir accès à certains documents.

 

De nouvelles formes d’exploitation des archives

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Naviguer dans les archives : panorama des stratégies pour simplifier l’accès aux instruments de recherche

Par Isabelle HOMER, vice-présidente de la section des archivistes départementaux

*Intervention proposé dans le cadre de la Section des archivistes départementaux*

La diffusion des instruments de recherche sur les sites internet et les portails des Archives départementales fait l’objet depuis quelques années de réflexions et d’expérimentation destinées à en faciliter l’accès au moyen de stratégies diversifiées, rendues possible par l’évolution des outils métier et l’appropriation des techniques du web documentaire. Le traditionnel cadre de classement, mal-aimé du public, est complété ou parfois remplacé par des accès thématiques, des formulaires de recherche avancé, des outils de navigation élaborés dans des arborescences complexes. Cette intervention a pour objet de dresser un panorama de ces différentes approches, résultat d’une enquête systématique sur les sites internet existant, et d’entretiens avec des archivistes chargés de leur élaboration. L’occasion de faire le point sur la faisabilité d’une mise à disposition « simple » d’un contenu riche et complexe.

Promouvoir l’accès aux archives sur internet : le rôle des portails agrégateurs

Par Manonmani RESTIF et Camille Monnier, Service interministériel des Archives de France

Ouvert en mars 2017 le portail interministériel FranceArchives a pour objectif de favoriser l’accès aux archives. Agrégateur national, son moteur permet une recherche transverse entre les services d’archives répartis sur l’ensemble du territoire et relie au sein d’un même environnement numérique des fonds géographiquement dispersés. Il donne accès à plus de 7 millions de notices d’éléments d’archives provenant des Archives nationales, des ministères des Armées et de l’Europe et des Affaires étrangères, d’archives départementales et communales, et autres établissements patrimoniaux (APHP, musée du Quai-Branly par exemple).
Le portail participe à la dissémination des métadonnées archivistiques sur le web. Les choix d’implémentations techniques ont été réalisés dans le but d’optimiser le référencement sur les moteurs généralistes, l’utilisation des technologies du web sémantique permet par ailleurs l’identification de concepts univoques pour les humains comme pour les machines. Le portail intègre les standards et référentiels actuellement utilisés dans le réseau des archives (EAD, EAC, Dublin Core) et les métadonnées archivistiques sont par ailleurs exposées en RDF. Aujourd’hui le portail développe des techniques d’alignement et d’enrichissement des données indexées vers des référentiels externes (GeoNames par exemple pour les indexations de lieux) afin de multiplier les portes d’entrée vers la donnée. L’efficacité des technologies employées est cependant conditionnée par les données reçues et exploitées. Ainsi, ce travail doit s’appuyer sur une participation active du réseau, détenteur des sources et rédacteur des instruments de recherche.
Portail fédérateur, FranceArchives doit également assurer la diffusion maximale des données et favoriser leur réutilisation. Il est ainsi moissonné par le portail européen des archives (APE) et diffuse en open data les données qui lui sont confiées par ses partenaires.

Collecte et analyse des données archivistiques : Penser S.I.G. !

Par Christian GRANGER, Association d’Études Historique et de Recherche de la Cavalerie Impériale

La création d’un Système d’information géographique (SIG) est de permettre des recherches plus aisées et plus fines et répondre aussi bien aux besoins des généalogistes qu‘aux collectivités et associations afin d’apporter une meilleure mutualisation des données enregistrées.

L’objectif est d’exploiter dans cet exemple les archives conservées au Service Historique de la Défense à Vincennes et de les faire connaître au plus grand nombre, par la création de relevés informatisés et la diffusion de ces travaux dans un but historique.

Notre ambition est donc de développer un portail afin de proposer une plateforme collaborative d’indexation de fonds d’archives des soldats du Premier Empire.

Le protocole IIIF, ou comment faciliter le partage et l’affichage des archives numérisées

Par Jean-François MOUFFLET et Dominique STUTZMANN, Archives nationales

Les Archives nationales ont participé de 2015 à 2017 au projet HIMANIS, sous l’égide de l’Institut de Recherche et d’Histoire des Textes (IRHT), et qui avait pour objet d’étude les registres de la chancellerie royale des XIVe et XVe siècles.
L’enjeu technologique majeur était de procéder à une reconnaissance par ordinateur des écritures médiévales qui soit suffisamment fiable pour offrir à la communauté un moteur de recherche en plein texte dans les registres, dont une partie n’est pas encore couverte par les inventaires ou les index.
Une interface de consultation des données, conjuguant un accès aux images, aux transcriptions et aux analyses archivistiques, a été également développée. Elle repose sur l’utilisation du protocole IIIF (International Image Interoperability Framework) : il s’agit d’un cadre technique international, permettant aux institutions détentrices d’images de partager celles-ci de façon standardisée au sein de sites Web partenaires. Dans le cas d’HIMANIS, les registres de la chancellerie française, qu’ils soient conservés aux Archives nationales ou à la Bibliothèque nationale de France, ont pu ainsi être réunis dans une interface commune.
Le protocole IIIF est en effet assorti d’applicatifs qui non seulement permettent d’appeler des images conservées dans différents silos, mais aussi de les manipuler avec une grande souplesse, avec de nombreuses possibilités d’affichage tant de l’image que de ses métadonnées. On peut par exemple modifier à la volée la taille, la colorimétrie, l’orientation de l’image, superposer des images différentes, les comparer, les annoter, rechercher du contenu océrisé, etc.
Couramment employé dans le monde des bibliothèques numériques, utilisé dans des projets d’envergure européenne, le protocole IIIF est encore méconnu dans la sphère des archives françaises. Son implémentation dans les logiciels d’archives faciliterait pourtant encore davantage le partage d’images et la constitution de portails associant plusieurs services culturels.
L’objectif de la présentation sera d’en présenter les grandes potentialités.

Explorer des données archivées avec des outils de data visualisation

Par Lourdes FUENTES-HASHIMOTO, Total

Les systèmes d’information permettant de gérer des archives, en particulier les systèmes dédiés au records management, ont été conçus pour administrer le cycle de vie des archives. Il n’est pas question ici des systèmes de description (y compris les instruments de recherche) des archives historiques. Les données descriptives disponibles dans un système de records management concernent d’abord le type de document, la durée de conservation et le sort final. A cela s’ajoutent les données d’identification des services versant et/ou propriétaire, les dates ainsi que les données de localisation. Ces systèmes sont axés principalement sur la gestion logistique pour permettre de trouver un dossier dans une boîte sur une tablette dans un magasin et leur équivalent électronique permettant de pointer vers le bon fichier. Cependant, les métadonnées sur le contenu sont souvent pauvres, limitées à un seul champ « description » qui étant généralement un champ libre ne permet pas d’exploiter les données a posteriori car il contient des informations très hétérogènes et qui ne sont pas normalisées. Il arrive qu’on ajoute des éléments d’indexation contrôlée avec des listes ou des thésaurus sans que cela soit systématique. Or, ce modèle de données conditionne l’accès aux archives. Il s’avère efficace pour gérer le cycle de vie (planifier des destructions par exemple) mais il ne permet pas d’exploiter réellement les données archivées à grande échelle. Ce modèle est obsolète en matière d’archives numériques dès lors que les usages ont changé radicalement et que l’on assiste à une forte demande de réutilisation voire d’ouverture des données. L’intérêt des systèmes d’information dédiés aux archives n’est pas seulement la protection juridique, le système doit permettre aussi toutes les recherches possibles en termes de contenu. Le Groupe Total a mené une expérience avec des outils de visualisation des données afin d’explorer les fonds archivés. Deux pilotes ont été réalisés en 2018 : un travail avec les fonds de photographies numériques et un travail d’exploration de métadonnées à des fins de pilotage du système d’archivage électronique. Ces expériences ont permis de tester une nouvelle démarche et de développer une stratégie d’accès aux données. L’accès est à la fois celui de l’usager et celui du service d’archives lui-même car il a besoin de bien connaître ses fonds pour piloter son activité. Comment articule-t-on dans une entreprise multinationale les enjeux juridiques complexes de plusieurs législations et le besoin de renouveler l’accès aux archives ?

Archives et protection des données à caractère personnel

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L’application du RGPD au sein des MENJ-MESRI : un levier pour l’archivage des données ?

Par Anne ROHFRITSCH et Emilie KERDELHUE, Ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse – Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation

L’application du RGPD depuis le 25 mai 2018 a conduit à la mise en place d’une délégation à la protection des données personnelles au sein de l’administration centrale des ministères de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, et de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation. Composée de 3 personnes (un DPO et 2 DPO-adjoints respectivement chargés de l’enseignement scolaire et de l’enseignement supérieur et de la recherche), cette délégation rattachée directement au secrétariat général a mis en place des procédures d’analyse des traitements de données à caractère personnel pour toutes les maîtrises d’ouvrage de systèmes d’information afin d’établir les registres de traitements ministériels. Cette instruction permet d’associer l’ensemble des acteurs amenés à apporter leur expertise sur ce sujet : délégation à la protection des données, direction des affaires juridiques, fonctionnaire de sécurité des systèmes d’information, mission des archives.

Menée de front avec la mise en place d’une politique d’archivage électronique ministérielle par la mission des archives, la collaboration archivistes-DPO apportera une harmonisation des temps de conservation (DUA et finalités de traitement) et une meilleure visibilité des systèmes d’informations à vocation patrimoniale. Elle formalisera également les moments de purge des données, tout en optimisant la gestion des infrastructures informatiques.

Des instruments de recherche entre transparence et protection des données à caractère personnel

Par Violaine CHALLEAT-FONCK, Archives nationales

Depuis 2013, le département de la Justice et de l’Intérieur des Archives nationales s’est confronté à la question de la nécessaire rédaction d’instruments de recherche donnant facilement accès à des fonds de police et de juridictions jusque là peu décrits, dans le respect du cadre réglementaire existant concernant la protection des données à caractère personnel. La communication restituera les expérimentations menées grâce à l’outil documentaire du système d’information archivistique propre aux Archives nationales, qui permet de gérer des attributions d’audience donc la diffusion des données sur internet ou en intranet. Elle présentera les choix de description retenus pour plusieurs fonds portant sur l’épuration ou la guerre d’Algérie, permettant de multiplier les entrées dans ces dossiers. Elle s’interrogera également sur l’impact que la publication d’inventaires de ce type peut avoir sur les demandes de consultation et sur la recherche.

Archives et protection des données : outils et résultats de la coopération à la ville de Lyon

Par Florence BERNIGAUD, Archives municipales de Lyon et François PALLIN, Délégué à la protection des données, ville de Lyon

Les Archives municipales de Lyon ont notamment pour mission de collecter les archives des quelque 8000 élus et fonctionnaires municipaux. Face à la prolifération des traitements de données, le lien avec le correspondant informatique et libertés (devenu délégué à la protection des données) est devenu au fil des années un partenariat efficace.
La divergence des objectifs est réelle: la protection des données à caractère personnel a pour finalité la défense des libertés individuelles, tandis que les archivistes ont pour mission de préserver la mémoire collective. C’est pourquoi la coopération entre les archivistes et le correspondant informatique et liberté peut nécessiter un temps d’acclimatation réciproque.
Après un rappel de l’historique du rapprochement entre ces deux fonctions, seront présentés les points de convergence méthodologique et les premiers résultats obtenus:
– en termes d’outils,
– en termes de recensement du patrimoine informationnel,
– en termes de rationalisation de la gestion des données dans le temps.

Cette intervention pourrait s’inscrire dans une table ronde, dans la perspective d’une comparaison avec d’autres collectivités et organismes, publics ou privés.