Session “Entre centralisation et décentralisation de la collecte : les questions d’évaluation”

présidée par Carole Renard

Mercredi 26 mars 2025 – 15h à 16h10

Carré 2

    Entre centralisation et décentralisation de la collecte : les questions d’évaluation

Mélanie Rebours, SIAF

La proposition d’un axe lié aux politiques de collecte dans le cadre du Forum et la publication prochaine (d’ici la fin d’année 2024) par le SIAF d’un guide méthodologique dédié à ce sujet constituent l’occasion de s’interroger sur les marques d’attention qui émergent lorsqu’un service d’archives tente de formaliser, de planifier et d’améliorer ses opérations de collecte en établissant une politique en la matière. Le guide construit à partir d’échanges et de retours d’expérience de professionnels des archives expose les initiatives, volontés ou souhaits émanant de services qui veulent établir un bilan et faire évoluer leurs pratiques de collecte. Cette volonté s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue, la politique de collecte reposant sur un diagnostic des fonds d’ores et déjà constitués par le service et sur la façon dont il va faire évoluer certaines pratiques pour satisfaire aux mieux les attentes de ses usagers.

L’attention sera donc portée sur la programmation de la collecte à venir : sur l’amélioration de la qualité des fonds constitués et le souhait de combler certaines lacunes ; sur la régie des fonds, afin de mieux contrôler les volumétries collectées voire de procéder à des réévaluations ; sur la transition de la collecte du papier vers le numérique.

Mais la rédaction d’une politique de collecte ne se borne pas à son objet, elle met également en présence des acteurs, l’attention portera alors sur les personnes, qu’il s’agisse des publics des services d’archives que l’on vise à satisfaire ou des agents des services producteurs et membres d’autres communautés professionnelles sans l’implication desquels la collecte s’avère difficile voire irréalisable. Elle portera enfin sur les archivistes eux-mêmes, chargés de missions de contrôle, de collecte, de communication, qui doivent trouver un sens à leurs réalisations.

En termes de granularité enfin, l’attention oscillera entre l’infiniment grand – le général – par un élargissement de l’analyse et une évaluation archivistique fonctionnelle, qui amènent à adopter une vision panoramique et l’infiniment petit – le particulier – par l’examen de zones d’ombre, de faits qui pourraient sembler anodins. L’attention devra parfois se focaliser ou se concentrer, afin de mieux documenter certaines populations, thématiques ou faits jusque-là sous-représentés.

L’attention devra enfin se focaliser sur la mise en œuvre et le suivi de cette politique dans le temps, pour que les intentions se traduisent en actes.

Cette communication exposera donc les faisceaux qui doivent attirer l’attention des archivistes visant la rédaction et la mise en œuvre d’une politique de collecte et les changements induis dans leurs doctrines, techniques ou pratiques professionnelles.

Mots-clés : stratégie de collecte, analyse fonctionnelle, diagnostic, enrichissement des fonds

Nouvelles approches de l’évaluation à l’échelon central et au niveau local : des attentions conjointes ?

Aurore Sat, Archives départementales de la Gironde

Pierre Pocard, SIAF

La société de l’attention, caractérisée par une surabondance et un éparpillement de l’information, renforce le besoin des archivistes de prendre du recul pour évaluer avec discernement l’intérêt des documents et collecter une information fiable, pertinente et exploitable à l’avenir. Dans ce contexte, cette communication se propose de réfléchir à l’articulation entre les nouvelles méthodes d’évaluation portées par le SIAF et leur mise en œuvre concrète au niveau local, notamment par les archivistes départementaux. Elle envisage l’attention comme une des nouvelles modalités de dialogue entre l’administration centrale et les services départementaux d’archives en matière d’évaluation, dans le souci d’une nécessaire sobriété.

En réponse à la surproduction documentaire, à la constante réorganisation du maillage administratif et à la démultiplication des exemplaires dans l’univers numérique, de nouveaux outils proposés par le SIAF, comme les fiches d’évaluation, ont vocation à renforcer la coordination de l’évaluation entre l’échelon central et local, et à éviter une collecte doublonnée et non concertée. Ils attirent particulièrement l’attention sur des typologies caractéristiques d’une fonction administrative et signalent aux acteurs locaux des documents constitutifs d’un socle de collecte sur lequel on ne pourrait faire l’impasse.

Les services départementaux s’approprient quant à eux ces outils et méthodes et les adaptent localement, tout en développant leurs propres dispositifs pour bâtir leur politique de collecte et stratégie d’évaluation. Réciproquement, ils participent de plus en plus aux orientations nationales. La pratique désormais systématique de l’appel à commentaires et l’usage, encore à développer, d’espaces collaboratifs, redéfinissent les interactions entre les acteurs de la collecte. Certaines initiatives locales sont même reprises pour aboutir à une publication destinée à l’ensemble du réseau. Davantage sollicités, les services d’AD ont un rôle croissant dans l’élaboration des règles générales, mais conservent une large part d’autonomie dans les décisions prises au niveau local sans toujours disposer d’une vision complète des différents échelons de la production documentaire.

Mots-clés : évaluation, politique de collecte, coordination

De la réévaluation du fonds inventorié à une collecte plus raisonnée de certains fonds entrants : retour d’expérience sur la gestion des supports audiovisuels à l’Ina

Aude Defresnes et Malika Mekdad, Ina

Face à la multiplicité des supports qui étaient traditionnellement collectés et à la reproductibilité des contenus sur différentes générations de supports, l’Ina a dû reconfigurer au fil du temps ses politiques de conservation, et repenser les enjeux de tri et d’élimination afférents à ses pratiques d’archivage. Cette problématique nous emmène aujourd’hui à réfléchir autour de la réévaluation des fonds déjà présents au sein de nos emprises. Cette communication vise à exposer à la fois les leçons qui ont été récoltées des pratiques du passé et celles qui sont envisagées pour l’avenir.

Mots-clés : collection, inventaire, réévaluation, tri, élimination, support audiovisuel