Session « Les attentions au classement : temporalité et
outils »

Présidée par Jean-Bernard Moné

Vendredi 28 mars 2025

09h-10h20 

Carré 1

      Archives et marketing, classer ou communiquer ?

     Stéphane Kraxner, Champagnes Mumm et Perrier-Jouët

   Dans le cadre du service d’Archives de la maison Perrier-Jouët, dont l’une des missions principales est de nourrir le marketing avec l’Histoire de la maison tout en évitant qu’il ne soit tenté par l’anachronisme ou l’invention.

Comment alors concilier le temps court du marketing : à la recherche d’une photographie, d’une date, d’une anecdote et toujours pour hier, avec le temps long du coureur de fonds qui doit ordonner et organiser les connaissances et la compréhension de l’histoire de la maison. Ce à quoi s’ajoute la multiplication des canaux de communications qui transforme l’archiviste solitaire en une danaïde face à son tonneau mettant une rustine par ici ou par là mais ne pouvant pas se mettre à réparer son tonneau.

C’est pour pouvoir faire face à ces deux temporalités que c’est progressivement mis en place plusieurs stratégies : une première de « Cherry Picking » où un traitement rapide des fonds par un prestataire ainsi que la numérisation « de pépites » permet de repérer et de mettre à disposition ce que le marketing va chercher ; la seconde dans de la collecte de témoignages oraux qui enrichissent les archives et permettent eux aussi de pallier le manque de traitement des fonds. Enfin la troisième consiste à faire appel à des stagiaires archiviste pour 5 à 6 mois permet un travail d’inventaire qui tout en faisant émerger de nouveaux éléments pour le marketing permet surtout de recontextualiser de manière les pépites numérisées au fil de l’eau.

À travers l’exemple de fonds étalé de 1960 aux années 2000 de la maison Perrier-Jouët nous nous proposons de donner un exemple de ce traitement en temps fractionné qui requière nettement plus l’attention des archivistes tant pour les choix « des pépites », que pour le reclassement et la réintégration des parties déjà scannés et la remise en histoire de ces ensembles disjoints.

Mots-clés : stratégie de classement, demandes, marketing, histoire vs anecdotes

Entre valorisation immédiate et temporalité longue : les archives au défi des évènements commémoratifs

Claire Le Bras, Association Académie François Bourdon

En s’appuyant sur une mission de classement des archives d’une association musicale en préparation de sa saison anniversaire, cette communication examine les tensions entre la rigueur des pratiques archivistiques et les impératifs de temporalité courte imposés par des événements commémoratifs. Lorsqu’il s’agit de valoriser les archives à des fins immédiates — pour une exposition, une publication, ou une communication événementielle — les archivistes doivent concilier leurs méthodes approfondies de classement avec des délais souvent contraignants.

Le premier axe de la présentation portera sur les défis spécifiques au traitement des fonds artistiques. La diversité des supports (écrits, audiovisuels, œuvres numériques), la capture de l’éphémère (performances, concerts) et l’archivage de processus créatifs en évolution exigent une attention particulière. Ce contexte est d’autant plus complexe lorsque les délais restreints imposent d’accélérer la mise à disposition de ces archives.

Dans un second temps, l’accent sera mis sur l’adaptation des outils et des pratiques archivistiques pour répondre à ces demandes immédiates. L’ajustement des instruments de recherche, la priorisation des fonds à traiter, la définition de “filtres de lecture”, ainsi que la gestion de l’accès et de la diffusion des documents seront autant d’aspects explorés.

Mots-clés : archives artistiques, commémoration, valorisation des archives, gestion de projet

The ai-rchivist: une approche “machine-in-the-loop” pour l’extraction de métadonnées de documents anciens

Xavier Gillard, Université catholique de Louvain et Archives de l’État de Belgique

Ai-rchivist est une solution innovante pour l’extraction de métadonnées à partir du contenu de documents anciens. Développée dans le cadre du projet ARKEY (Archives de l’État et UCLouvain, Belgique), cette plateforme explore comment l’intelligence artificielle (IA) peut soutenir le travail archivistique, notamment en identifiant de façon semi-automatique les entités nommées de ces documents, ainsi qu’en proposant des résumés multilingues.

La communication présentera les motivations qui sous-tendent le développement d’une telle plateforme, ainsi que l’approche “machine-in-the-loop” adoptée. Nous introduirons ensuite les bases du fonctionnement des modèles d’IA, permettant à chacun de comprendre intuitivement leur fonctionnement et leurs limites : fonctionnelles, architecturales, et financières.

À travers une étude de cas portant sur un corpus de lettres de rémission – majoritairement rédigées en néerlandais moyen – datant de la période XV au XVIIe siècle, nous montrerons en quoi l’utilisation de grands modèles de langage (LLM) peut s’avérer problématique lorsqu’ils sont appliqués à des langues anciennes.

Différentes approches visant à s’affranchir des limitations mentionnées ci-dessus seront ensuite évaluées. Parmi celles-ci : la compression de prompt, la quantification de modèles, l’utilisation d’API fournis par des prestataires de services commerciaux, ainsi que l’entraînement de modèles plus petits.

Enfin, nous donnerons une démonstration de la plateforme développée afin d’engager la discussion avec les participants sur le potentiel transformateur de ce type d’outil, tant pour l’accès aux archives par les publics que pour les pratiques des archivistes. Comment, notamment, penser l’articulation entre le travail d’extraction automatisée des données dans les documents et la nécessaire mise en contexte de ces derniers ?

Mots-clés : intelligence artificielle, métadonnées, machine-in-the-loop, extraction, contenu